Basisprincipes

Basisprincipes

Principes geven richting aan digitale ontwikkelingen bij de waterschappen. De basis hiervoor zijn de NORA principes, afspraken die de waterschappen met de andere overheden hebben gemaakt en de wetten die daar mee samenhangen zoals de Omgevingswet en de Wet Digitale overheid. De basisprincipes in de WILMAWater Informatie Logisch Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie. (deels overgenomen uit de GEMMA) zijn als volgt beschreven. Hiernaast hanteren de waterschappen het Digikompas van de Unie van Waterschappen om deze ruimte in te vullen. Ook deze zijn opgenomen in de basisprincipes. Zie voor meer informatie Digikompas. Ook de relatie van de WILMAWater Informatie Logisch Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie. principes met de NORA principes is beschreven.


Grouping Basisprincipes Stelling: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen Rationale: Voor een modern proces is een papieren document een obstructie; het is niet efficiënt en het hindert tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarom worden klanten verleid gebruik te maken van het digitale kanaal processen zo veel als mogelijk geautomatiseerd en worden papieren documenten voorkomen. Klanten verwachten tegenwoordig ook dat dienstverlening digitaal wordt aangeboden. Dit is ook een expliciete ambitie van de overheid en uitgewerkt in de visiebrief ‘Digitaal 2017’ [13]. Er moet niet uit het oog worden verloren dat niet iedereen beschikt over voldoende digitale vaardigheden en dat persoonlijk contact op bepaalde momenten of voor bepaalde zaken belangrijk kan zijn. Het opslaan van gegevens in elektronische vorm maakt het veel eenvoudiger om deze te delen. Elektronische gegevens kunnen ook geautomatiseerd worden verwerkt door IT-systemen. Het elektronisch uitwisselen van gegevens is veel efficiënter en minder foutgevoelig dan het handmatig uitwisselen van gegevens. Implicaties: * Klanten hebben digitale diensten tot hun beschikking waarmee ze alle veelvoorkomende interacties veilig met het waterschap kunnen afhandelen. * Digitale diensten voor klanten en medewerkers zijn toegankelijk via verschillende apparaten, ook voor mensen met een functiebeperking en waar nodig 24x7 beschikbaar. * Ingaande en uitgaande communicatie vindt zoveel mogelijk digitaal plaats en we stimuleren dat via kanaalsturing. * Medewerkers worden gefaciliteerd in het digitaal aanbieden, ontsluiten en bewerken van alle gegevens. * Handmatige invoer of uitwisseling van gegevens wordt zoveel mogelijk voorkomen, met name als er sprake is van hoge volumes. * Binnenkomende fysieke gegevensdragers (documenten) worden omgevormd in elektronische vorm, gestructureerd en voorzien van metadata (zoals een classificatie en toegangsregels). * Gegevens worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject. * Gegevens worden in gestructureerde vorm beheerd en alleen ten behoeve van communicatie in de vorm van documenten verpakt en gecommuniceerd. * Archivering van gegevens (incl. documenten) vindt digitaal plaats en zorgt ervoor dat deze beschikbaar, vindbaar, leesbaar en authentiek blijft en dat toegangsregels, bewaar- en vernietigingstermijnen worden bewaakt. * Er zijn voorzieningen voor elektronische parafen en handtekeningen beschikbaar voor medewerkers en klanten. * De voortgang van processen wordt digitaal bewaakt. (Principle) BP03: Ons waterschap digitaliseerthaar diensten en processen Stelling: Ons waterschap denkt vanuit de positie van de klant Rationale: Het waterschap is er voor burgers en bedrijven en zorgt ervoor dat deze de dienstverlening krijgen die ze kunnen verwachten. Zij kunnen immers niet zomaar naar een andere aanbieder als zij niet tevreden zijn. De administratieve lasten voor deze klanten moeten daarbij zoveel mogelijk worden beperkt. Klanten stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening van waterschappen. Diensten moeten aansluiten bij de klantbehoefte en klanten zouden geen hinder moeten ondervinden van de interne organisatie van waterschappen en andere overheidsorganisaties waarmee het waterschap samenwerkt. Anderzijds wordt ook van klanten verwacht dat ze waar mogelijk zelf verantwoordelijkheid nemen. Daarnaast zijn burgers en bedrijven niet alleen maar klant;met een aantal waterschapstaken krijgen zij ongevraagd te maken zoals handhaving. Implicaties: *Onze gemeente heeft een goed beeld van klantbehoeften die bestaan, onder andere door pro-actief te onderzoeken wat er leeft in de maatschappij (bijvoorbeeld via sociale media) en door klanten te vragen hoe zij de dienstverlening ervaren. * Onze gemeente vertelt klanten duidelijk wat er van hen verwacht wordt en ondersteunt klanten bij het helder krijgen van hun vraag. * Medewerkers hebben alle voor hen relevante en toegankelijke informatie over klanten beschikbaar, inclusief informatie over hun contact met de gemeente en hun lopende en afgeronde zaken. * Diensten worden ontwikkeld vanuit het perspectief van, en in samenwerking met klanten. * Diensten zijn eenvoudig vindbaar (bijv. snel te vinden op website) en laagdrempelig toegankelijk. * Klanten wordt op relevante momenten gevraagd om hun voorkeuren en specifieke wensen en daarmee wordt rekening gehouden bij de diensten die worden geleverd. * Klanten wordt niet gevraagd naar gegevens die de gemeente zelf al beschikbaar heeft of die toegankelijk zijn voor de gemeente (m.u.v. gegevens om zichzelf te identificeren). * Wanneer de gemeente een dienst realiseert in samenwerking met andere (overheids)organisaties dan ervaren klanten een geïntegreerde dienst. * Bij de inrichting van processen en systemen wordt in eerste instantie vanuit de meerwaarde en behoefte voor de klant geredeneerd, voordat wordt gedacht in termen van oplossingen. * De gemeentelijke informatievoorziening is nadrukkelijk ook ontwikkeld om samenwerking met en participatie van klanten en samenwerkingspartners te faciliteren. (Principle) BP02: Ons waterschap denkt vanuit de positie van de klant Stelling: Ons waterschap werkt veilig Rationale: Implicaties: Ons waterschap stelt veiligheid voorop bij: *mensen *infrastructuur *informatie (Principle) BP07: Ons waterschap werkt veilig Stelling: Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen Rationale: Waterschappen worden betaald uit publieke middelen, deels via directe heffingen opgelegd aan bedrijven en huishoudens. Wij zijn aan de belastingbetaler verplicht om doelmatig om te gaan met de middelen die wij ter beschikking hebben. Uitgaven van het waterschap dienen direct of indirect bij te dragen aan het doel om duurzaam onze taken te blijven uitvoeren: waterkeringbeheer, regionaal waterbeheer, rioolwaterzuiveringsbeheer (en voor een aantal waterschappen wegenbeheer). Implicaties: Het geheel van activiteiten (investeringen en onderhoud/exploitatie) wordt zo bepaald dat deze ons waterschap in staat stelt duurzaam te voldoen aan wettelijke verplichtingen en strategische doelstellingen. Activiteiten die hieraan niet of onvoldoende bijdragen, krijgen dus geen prioriteit. Om als organisatie continu “in control” te zijn, dient de Planning en Control cyclus goed te zijn ingericht: vooraf bewuste keuzes maken, tijdens uitvoering sturen op basis van betrouwbare voortgangsinformatie (BI) en achteraf (en waar nodig gedurende de uitvoering) verantwoorden richting bestuur en maatschappij. Er is in het kader van doelmatigheid continu aandacht voor de vraag welke activiteiten we zelf uitvoeren en welke we onder regie uitbesteden. (Principle) BP09: Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen Stelling: Ons waterschap is toekomstgericht Rationale: De omgeving waarin waterschappen opereren verandert continu. Hierbij kun je denken aan zaken als klimaatverandering en circulariteit, veranderende wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen, maar ook veranderingen in de samenwerking met ketenpartners (bijvoorbeeld minder zelf uitvoeren, meer regie voeren, functioneel aanbesteden, BIM), en veranderingen in werkvormen en processen. Implicaties: Enkele van de mogelijke implicaties: *Andere kennis vereist bij medewerkers (meer gericht op regie), dus een daarop toegesneden strategische personeelsplanning en continue training en opleiding; *Ruimte voor innovatie (bij voorkeur in samenwerking) zoals internet of things (sensoren), artificiële intelligentie, robotisering en data science; *Nieuwe werkvormen, zoals Netcentrisch werken, Agile/scrum en Zaakgericht werken. (Principle) BP08: Ons waterschap is toekomstgericht Stelling: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies Rationale: Waterschappen worden door de overheid geconfronteerd met bezuinigingsmaatregelen en krijgen tevens extra taken. Door te denken in generieke processen en systemen kunnen diensten eenvoudiger worden gedeeld met andere waterschappen en kosten worden bespaard. Ook kan eenvoudiger gebruik worden gemaakt van standaard oplossingen die beschikbaar zijn in de markt en wordt maatwerk voorkomen. Klanten willen de overheid in haar dienstverlening ook zo veel mogelijk ervaren als één organisatie en generieke processen dragen daar aan bij. Gemeenschappelijke diensten hoeven niet in tegenspraak te zijn met het hebben van een eigen identiteit. De "couleur locale" kan grotendeels tot uitdrukking worden gebracht via specifieke beleidskeuzes en de persoonlijke aandacht van medewerkers. Implicaties: * Het waterschap voert processen op een voor elke burger herkenbare manier uit. * Processen worden gebaseerd op generieke en landelijk beschikbare procesmodellen. * Functionele specificaties worden gezamenlijk met andere waterschappen opgesteld en niet specifiek gemaakt voor de eigen waterschap. * Bij het specificeren van functionaliteit wordt een goede balans gezocht tussen genericiteit en voldoende procesondersteuning. * Processen en systemen worden niet ingericht op uitzonderingen. * Waterschapspecifieke keuzes worden uitgedrukt in (beleids)regels die binnen de generieke processen en functionaliteiten gehanteerd kunnen worden. * Er worden alleen waterschapspecifieke beleidsregels opgesteld als dat noodzakelijk is voor de specifieke waterschaplijke context. * Er zijn soms concessies nodig bij het inrichten van processen en systemen om ervoor te zorgen dat deze op meerdere waterschappen passen. * Applicaties kunnen door meerdere waterschappen worden gebruikt (incl. hun eigen beleidsregels), zonder ze volledig voor alle waterschappen specifiek in te richten, te beheren en te betalen. * Als er landelijke voorzieningen of bouwstenen beschikbaar zijn dan wordt daar gebruik van gemaakt om zo waterschapspecifieke oplossingen te voorkomen. (Principle) BP05: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies Stelling: Ons waterschap werkt samen. Rationale: Samenwerking is van belang op verschillende niveaus: binnen waterschappen, tussen waterschappen, in de waterketen en met derden. Binnen waterschappen wordt gewerkt in ketens van primaire en ondersteunende processen. De kwaliteit van het resultaat, maar ook de efficiëntie van de activiteiten worden in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de samenwerking op alle niveaus. Samenwerking tussen waterschappen, onder andere via de Unie van Waterschappen en Het Waterschapshuis, draagt in hoge mate bij aan de uniformiteit, de kwaliteit van de producten en diensten van individuele waterschappen, en de doelmatigheid van de wijze waarop zij deze producten en diensten realiseren. Waterschappen vervullen hun taken niet in splendid isolation. Zij vormen een onderdeel van grotere ketens, een omgeving, waarbij samenwerking essentieel is met ketenpartners als gemeenten en drinkwaterbedrijven, kennisinstituten als STOWA en KWR, bedrijven op het vlak van onder andere weg- en waterbouw, zuiveringstechnologie, informatietechnologie, en stakeholders zoals landbouw- en andere bedrijven en ingelanden. Alleen door samenwerking kunnen we producten en diensten blijven leveren, die aansluiten op wat er vanuit de omgeving gevraagd wordt, en daarmee bijdragen aan de doelmatigheid in de keten. Implicaties: Bij veranderingen wordt bepaald welke kansen er zijn op het vlak van samenwerking, en gewogen welke bedreigingen er mogelijk zijn wanneer gekozen wordt voor een geïsoleerde oplossing. Waterschappen stimuleren en organiseren samenwerking en kennisuitwisseling binnen het waterschap, tussen waterschappen onderling en in de keten. Waterschappen zijn actief in platformen en gremia waarin deze samenwerking tot stand komt. (Principle) BP06: Ons waterschap werkt samen Stelling: Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie Rationale: Een goede informatiepositie is voor klanten cruciaal om snel en gemakkelijk hun weg te vinden binnen de overheid. Het zorgt er ook voor dat zij de verantwoordelijkheid kunnen nemen die in toenemende mate van hen wordt verwacht vanuit een nieuw evenwicht tussen samenleving en overheid. Dat gaat niet alleen over het ontvangen van informatie; het gaat ook over het aan het stuur zetten van de klant omtrent het gebruik van zijn gegevens. Klanten moeten in staat zijn incorrecte registratie van hun gegevens te signaleren zodat ze voor zichzelf op kunnen komen. Implicaties: *Klanten hebben laagdrempelig toegang tot een actueel en correct beeld van alle voor hen relevante gegevens waarover onze gemeente beschikt, zoals: ** algemene informatie over producten en diensten; ** de wet- en regelgeving waaraan zij moeten voldoen; ** hun eigen gegevens (incl. hun inhoudelijke dossiers en gegevens in sectorale registraties); ** de status van hun lopende zaken; ** de gegevens die zijn gebruikt om tot een besluit te komen en de regels die daarbij zijn gehanteerd (traceerbaarheid); ** wie hun gegevens heeft ingezien en wat de gemeente met gegevens heeft gedaan (transparantiebeginsel). * Medewerkers hebben minimaal toegang tot dezelfde informatie als klanten (voor zover dat relevant is voor de uitoefening van hun taak). * Informatie is niet versnipperd over allerlei loketten en applicaties, maar geïntegreerd en zo nodig geaggregeerd beschikbaar. * Alle verzoeken van klanten die gevolgd moeten worden, worden geregistreerd als zaak en wijzigingen in de status worden op een centrale plaats geregistreerd. * Klanten geven expliciete toestemming voor het gebruik van hun eigen gegevens door de gemeente of samenwerkingspartners voor taken waarvoor geen expliciete wettelijke grondslag bestaat. * Klanten hebben de mogelijkheid om onjuistheden in hun gegevens te corrigeren of te laten corrigeren of om de gegevens te laten verwijderen (voor zover dit wettelijk kan). * Klanten worden proactief door de gemeente geïnformeerd over zaken waarvan zij hebben aangegeven dat zij daarover geïnformeerd willen worden. * Klanten hebben, binnen de kaders van wet- en regelgeving, het recht om vergeten te worden. (Principle) BP01: Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie Stelling: Ons waterschap gaat op een vertrouwelijke manier met gegevens om Rationale: Klanten verwachten dat het waterschap op een zorgvuldige manier met hun gegevens om gaat en dat deze niet in handen komen van onbevoegden. De visiebrief digitale overheid [13] besteedt daarom specifiek aandacht aan informatieveiligheid. Ontwikkelingen als consumerization en tijd- en plaatsonafhankelijk werken vragen ook om extra aandacht voor de beveiliging van informatie. Grenzen van organisaties vervagen en traditionele beveiligingsmaatregelen passen niet meer. Cybercriminaliteit kan zorgen voor ernstige ontregeling van organisaties. Het is daarom belangrijk de risico’s expliciet te maken. Hierdoor kunnen de meest passende maatregelen worden genomen en worden overmatige maatregelen vermeden. Implicaties: * Ons waterschap is aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst voor waterschappen (IBD). * Ons waterschap heeft een informatiebeveiligingsbeleid, gebaseerd op de strategische en tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Waterschappen (BIG) [4]. * Voor alle gegevens en applicatiefuncties (autorisatie-objecten) zijn verantwoordelijken aangewezen. * Voor alle autorisatie-objecten is aangegeven welke rollen of gebruikers geautoriseerd toegang kunnen krijgen. * Alle toegang tot autorisatie-objecten wordt expliciet geauthentiseerd en geautoriseerd, tenzij deze openbaar toegankelijk zijn. * Gegevens zijn voorzien van een BIV classificatie die aangeeft wat het gewenste niveau van Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid is. * Informatiebeveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op het informatiebeveiligingsbeleid, de BIV classificatie van de betrokken gegevens en een risicoanalyse vanuit procesperspectief. * Alle toegang tot gevoelige gegevens wordt gelogd en regelmatig beoordeeld. * Uitwisseling van gevoelige gegevens vindt niet in bulk plaats, maar is toegespitst op de vraag zodat het beperkt is tot wat noodzakelijk is. * Informatiebeveiliging wordt integraal meegenomen bij het ontwerp en de inrichting van applicaties en infrastructuur. * Informatiebeveiliging wordt ook geborgd in afspraken (en controle op naleving ervan) met samenwerkingspartners en leveranciers van diensten of IT-systemen. * Alle betrokkenen zijn zich bewust van informatiebeveiligingsmaatregelen en deze worden onder meer geborgd door periodieke interne en externe audits. (Principle) BP04: Ons waterschap gaat op een vertrouwelijke manier met gegevens om Deze svg is op 01-07-2020 19:45:50 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2019 ArchiXL. ArchiMedes 01-07-2020 19:45:50 CEST


Element Beschrijving Elementtype
BP01: Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie Stelling:

Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie

Rationale: Een goede informatiepositie is voor klanten cruciaal om snel en gemakkelijk hun weg te vinden binnen de overheid. Het zorgt er ook voor dat zij de verantwoordelijkheid kunnen nemen die in toenemende mate van hen wordt verwacht vanuit een nieuw evenwicht tussen samenleving en overheid. Dat gaat niet alleen over het ontvangen van informatie; het gaat ook over het aan het stuur zetten van de klant omtrent het gebruik van zijn gegevens. Klanten moeten in staat zijn incorrecte registratie van hun gegevens te signaleren zodat ze voor zichzelf op kunnen komen.

Implicaties:

  • Klanten hebben laagdrempelig toegang tot een actueel en correct beeld van alle voor hen relevante gegevens waarover onze gemeente beschikt, zoals:
    • algemene informatie over producten en diensten;
    • de wet- en regelgeving waaraan zij moeten voldoen;
    • hun eigen gegevens (incl. hun inhoudelijke dossiers en gegevens in sectorale registraties);
    • de status van hun lopende zaken;
    • de gegevens die zijn gebruikt om tot een besluit te komen en de regels die daarbij zijn gehanteerd (traceerbaarheid);
    • wie hun gegevens heeft ingezien en wat de gemeente met gegevens heeft gedaan (transparantiebeginsel).
  • Medewerkers hebben minimaal toegang tot dezelfde informatie als klanten (voor zover dat relevant is voor de uitoefening van hun taak).
  • Informatie is niet versnipperd over allerlei loketten en applicaties, maar geïntegreerd en zo nodig geaggregeerd beschikbaar.
  • Alle verzoeken van klanten die gevolgd moeten worden, worden geregistreerd als zaak en wijzigingen in de status worden op een centrale plaats geregistreerd.
  • Klanten geven expliciete toestemming voor het gebruik van hun eigen gegevens door de gemeente of samenwerkingspartners voor taken waarvoor geen expliciete wettelijke grondslag bestaat.
  • Klanten hebben de mogelijkheid om onjuistheden in hun gegevens te corrigeren of te laten corrigeren of om de gegevens te laten verwijderen (voor zover dit wettelijk kan).
  • Klanten worden proactief door de gemeente geïnformeerd over zaken waarvan zij hebben aangegeven dat zij daarover geïnformeerd willen worden.
  • Klanten hebben, binnen de kaders van wet- en regelgeving, het recht om vergeten te worden.
Principle
BP02: Ons waterschap denkt vanuit de positie van de klant Stelling:

Ons waterschap denkt vanuit de positie van de klant

Rationale: Het waterschap is er voor burgers en bedrijven en zorgt ervoor dat deze de dienstverlening krijgen die ze kunnen verwachten. Zij kunnen immers niet zomaar naar een andere aanbieder als zij niet tevreden zijn. De administratieve lasten voor deze klanten moeten daarbij zoveel mogelijk worden beperkt. Klanten stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de dienstverlening van waterschappen. Diensten moeten aansluiten bij de klantbehoefte en klanten zouden geen hinder moeten ondervinden van de interne organisatie van waterschappen en andere overheidsorganisaties waarmee het waterschap samenwerkt. Anderzijds wordt ook van klanten verwacht dat ze waar mogelijk zelf verantwoordelijkheid nemen. Daarnaast zijn burgers en bedrijven niet alleen maar klant;met een aantal waterschapstaken krijgen zij ongevraagd te maken zoals handhaving.


Implicaties:

  • Onze gemeente heeft een goed beeld van klantbehoeften die bestaan, onder andere door pro-actief te onderzoeken wat er leeft in de maatschappij (bijvoorbeeld via sociale media) en door klanten te vragen hoe zij de dienstverlening ervaren.
  • Onze gemeente vertelt klanten duidelijk wat er van hen verwacht wordt en ondersteunt klanten bij het helder krijgen van hun vraag.
  • Medewerkers hebben alle voor hen relevante en toegankelijke informatie over klanten beschikbaar, inclusief informatie over hun contact met de gemeente en hun lopende en afgeronde zaken.
  • Diensten worden ontwikkeld vanuit het perspectief van, en in samenwerking met klanten.
  • Diensten zijn eenvoudig vindbaar (bijv. snel te vinden op website) en laagdrempelig toegankelijk.
  • Klanten wordt op relevante momenten gevraagd om hun voorkeuren en specifieke wensen en daarmee wordt rekening gehouden bij de diensten die worden geleverd.
  • Klanten wordt niet gevraagd naar gegevens die de gemeente zelf al beschikbaar heeft of die toegankelijk zijn voor de gemeente (m.u.v. gegevens om zichzelf te identificeren).
  • Wanneer de gemeente een dienst realiseert in samenwerking met andere (overheids)organisaties dan ervaren klanten een geïntegreerde dienst.
  • Bij de inrichting van processen en systemen wordt in eerste instantie vanuit de meerwaarde en behoefte voor de klant geredeneerd, voordat wordt gedacht in termen van oplossingen.
  • De gemeentelijke informatievoorzieningDe informatievoorziening is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op het invullen van de informatiebehoefte met gegevens en functionaliteit, zoals die volgt uit de bedrijfsprocessen van de organisatie. is nadrukkelijk ook ontwikkeld om samenwerking met en participatie van klanten en samenwerkingspartners te faciliteren.
Principle
BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen Stelling:

Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen

Rationale: Voor een modern proces is een papieren document een obstructie; het is niet efficiënt en het hindert tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarom worden klanten verleid gebruik te maken van het digitale kanaal processen zo veel als mogelijk geautomatiseerd en worden papieren documenten voorkomen. Klanten verwachten tegenwoordig ook dat dienstverlening digitaal wordt aangeboden. Dit is ook een expliciete ambitie van de overheid en uitgewerkt in de visiebrief ‘Digitaal 2017’ [13]. Er moet niet uit het oog worden verloren dat niet iedereen beschikt over voldoende digitale vaardigheden en dat persoonlijk contact op bepaalde momenten of voor bepaalde zaken belangrijk kan zijn. Het opslaan van gegevens in elektronische vorm maakt het veel eenvoudiger om deze te delen. Elektronische gegevens kunnen ook geautomatiseerd worden verwerkt door IT-systemen. Het elektronisch uitwisselen van gegevens is veel efficiënter en minder foutgevoelig dan het handmatig uitwisselen van gegevens.

Implicaties:

  • Klanten hebben digitale diensten tot hun beschikking waarmee ze alle veelvoorkomende interacties veilig met het waterschap kunnen afhandelen.
  • Digitale diensten voor klanten en medewerkers zijn toegankelijk via verschillende apparaten, ook voor mensen met een functiebeperking en waar nodig 24x7 beschikbaar.
  • Ingaande en uitgaande communicatie vindt zoveel mogelijk digitaal plaats en we stimuleren dat via kanaalsturing.
  • Medewerkers worden gefaciliteerd in het digitaal aanbieden, ontsluiten en bewerken van alle gegevens.
  • Handmatige invoer of uitwisseling van gegevens wordt zoveel mogelijk voorkomen, met name als er sprake is van hoge volumes.
  • Binnenkomende fysieke gegevensdragers (documenten) worden omgevormd in elektronische vorm, gestructureerd en voorzien van metadata (zoals een classificatie en toegangsregels).
  • Gegevens worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject.
  • Gegevens worden in gestructureerde vorm beheerd en alleen ten behoeve van communicatie in de vorm van documenten verpakt en gecommuniceerd.
  • Archivering van gegevens (incl. documenten) vindt digitaal plaats en zorgt ervoor dat deze beschikbaar, vindbaar, leesbaar en authentiek blijft en dat toegangsregels, bewaar- en vernietigingstermijnen worden bewaakt.
  • Er zijn voorzieningen voor elektronische parafen en handtekeningen beschikbaar voor medewerkers en klanten.
  • De voortgang van processen wordt digitaal bewaakt.
Principle
BP04: Ons waterschap gaat op een vertrouwelijke manier met gegevens om Stelling:

Ons waterschap gaat op een vertrouwelijke manier met gegevens om

Rationale: Klanten verwachten dat het waterschap op een zorgvuldige manier met hun gegevens om gaat en dat deze niet in handen komen van onbevoegden. De visiebrief digitale overheid [13] besteedt daarom specifiek aandacht aan informatieveiligheid. Ontwikkelingen als consumerization en tijd- en plaatsonafhankelijk werken vragen ook om extra aandacht voor de beveiliging van informatie. Grenzen van organisaties vervagen en traditionele beveiligingsmaatregelen passen niet meer. Cybercriminaliteit kan zorgen voor ernstige ontregeling van organisaties. Het is daarom belangrijk de risico’s expliciet te maken. Hierdoor kunnen de meest passende maatregelen worden genomen en worden overmatige maatregelen vermeden.

Implicaties:

  • Ons waterschap is aangesloten bij de Informatiebeveiligingsdienst voor waterschappen (IBD).
  • Ons waterschap heeft een informatiebeveiligingsbeleid, gebaseerd op de strategische en tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Waterschappen (BIG) [4].
  • Voor alle gegevens en applicatiefuncties (autorisatie-objecten) zijn verantwoordelijken aangewezen.
  • Voor alle autorisatie-objecten is aangegeven welke rollen of gebruikers geautoriseerd toegang kunnen krijgen.
  • Alle toegang tot autorisatie-objecten wordt expliciet geauthentiseerd en geautoriseerd, tenzij deze openbaar toegankelijk zijn.
  • Gegevens zijn voorzien van een BIV classificatie die aangeeft wat het gewenste niveau van Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid is.
  • Informatiebeveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op het informatiebeveiligingsbeleid, de BIV classificatie van de betrokken gegevens en een risicoanalyse vanuit procesperspectief.
  • Alle toegang tot gevoelige gegevens wordt gelogd en regelmatig beoordeeld.
  • Uitwisseling van gevoelige gegevens vindt niet in bulk plaats, maar is toegespitst op de vraag zodat het beperkt is tot wat noodzakelijk is.
  • Informatiebeveiliging wordt integraal meegenomen bij het ontwerp en de inrichting van applicaties en infrastructuur.
  • Informatiebeveiliging wordt ook geborgd in afspraken (en controle op naleving ervan) met samenwerkingspartners en leveranciers van diensten of IT-systemen.
  • Alle betrokkenen zijn zich bewust van informatiebeveiligingsmaatregelen en deze worden onder meer geborgd door periodieke interne en externe audits.
Principle
BP05: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies Stelling:

Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies

Rationale: Waterschappen worden door de overheid geconfronteerd met bezuinigingsmaatregelen en krijgen tevens extra taken. Door te denken in generieke processen en systemen kunnen diensten eenvoudiger worden gedeeld met andere waterschappen en kosten worden bespaard. Ook kan eenvoudiger gebruik worden gemaakt van standaard oplossingen die beschikbaar zijn in de markt en wordt maatwerk voorkomen. Klanten willen de overheid in haar dienstverlening ook zo veel mogelijk ervaren als één organisatie en generieke processen dragen daar aan bij. Gemeenschappelijke diensten hoeven niet in tegenspraak te zijn met het hebben van een eigen identiteit. De "couleur locale" kan grotendeels tot uitdrukking worden gebracht via specifieke beleidskeuzes en de persoonlijke aandacht van medewerkers.

Implicaties:

  • Het waterschap voert processen op een voor elke burger herkenbare manier uit.
  • Processen worden gebaseerd op generieke en landelijk beschikbare procesmodellen.
  • Functionele specificaties worden gezamenlijk met andere waterschappen opgesteld en niet specifiek gemaakt voor de eigen waterschap.
  • Bij het specificeren van functionaliteit wordt een goede balans gezocht tussen genericiteit en voldoende procesondersteuning.
  • Processen en systemen worden niet ingericht op uitzonderingen.
  • Waterschapspecifieke keuzes worden uitgedrukt in (beleids)regels die binnen de generieke processen en functionaliteiten gehanteerd kunnen worden.
  • Er worden alleen waterschapspecifieke beleidsregels opgesteld als dat noodzakelijk is voor de specifieke waterschaplijke context.
  • Er zijn soms concessies nodig bij het inrichten van processen en systemen om ervoor te zorgen dat deze op meerdere waterschappen passen.
  • Applicaties kunnen door meerdere waterschappen worden gebruikt (incl. hun eigen beleidsregels), zonder ze volledig voor alle waterschappen specifiek in te richten, te beheren en te betalen.
  • Als er landelijke voorzieningen of bouwstenen beschikbaar zijn dan wordt daar gebruik van gemaakt om zo waterschapspecifieke oplossingen te voorkomen.
Principle
BP06: Ons waterschap werkt samen Stelling:

Ons waterschap werkt samen.


Rationale: Samenwerking is van belang op verschillende niveaus: binnen waterschappen, tussen waterschappen, in de waterketen en met derden. Binnen waterschappen wordt gewerkt in ketens van primaire en ondersteunende processen. De kwaliteit van het resultaat, maar ook de efficiëntie van de activiteiten worden in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de samenwerking op alle niveaus. Samenwerking tussen waterschappen, onder andere via de Unie van Waterschappen en Het Waterschapshuis, draagt in hoge mate bij aan de uniformiteit, de kwaliteit van de producten en diensten van individuele waterschappen, en de doelmatigheid van de wijze waarop zij deze producten en diensten realiseren. Waterschappen vervullen hun taken niet in splendid isolation. Zij vormen een onderdeel van grotere ketens, een omgeving, waarbij samenwerking essentieel is met ketenpartners als gemeenten en drinkwaterbedrijven, kennisinstituten als STOWA en KWR, bedrijven op het vlak van onder andere weg- en waterbouw, zuiveringstechnologie, informatietechnologie, en stakeholders zoals landbouw- en andere bedrijven en ingelanden. Alleen door samenwerking kunnen we producten en diensten blijven leveren, die aansluiten op wat er vanuit de omgeving gevraagd wordt, en daarmee bijdragen aan de doelmatigheid in de keten.


Implicaties: Bij veranderingen wordt bepaald welke kansen er zijn op het vlak van samenwerking, en gewogen welke bedreigingen er mogelijk zijn wanneer gekozen wordt voor een geïsoleerde oplossing.

Waterschappen stimuleren en organiseren samenwerking en kennisuitwisseling binnen het waterschap, tussen waterschappen onderling en in de keten. Waterschappen zijn actief in platformen en gremia waarin deze samenwerking tot stand komt.
Principle
BP07: Ons waterschap werkt veilig Stelling:

Ons waterschap werkt veilig


Rationale:


Implicaties: Ons waterschap stelt veiligheid voorop bij:

  • mensen
  • infrastructuur
  • informatie
Principle
BP08: Ons waterschap is toekomstgericht Stelling:

Ons waterschap is toekomstgericht


Rationale: De omgeving waarin waterschappen opereren verandert continu. Hierbij kun je denken aan zaken als klimaatverandering en circulariteit, veranderende wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen, maar ook veranderingen in de samenwerking met ketenpartners (bijvoorbeeld minder zelf uitvoeren, meer regie voeren, functioneel aanbesteden, BIM), en veranderingen in werkvormen en processen.


Implicaties: Enkele van de mogelijke implicaties:

  • Andere kennis vereist bij medewerkers (meer gericht op regie), dus een daarop toegesneden strategische personeelsplanning en continue training en opleiding;
  • Ruimte voor innovatie (bij voorkeur in samenwerking) zoals internet of things (sensoren), artificiële intelligentie, robotisering en data science;
  • Nieuwe werkvormen, zoals Netcentrisch werken, Agile/scrum en Zaakgericht werken.
Principle
BP09: Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen Stelling:

Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen


Rationale: Waterschappen worden betaald uit publieke middelen, deels via directe heffingen opgelegd aan bedrijven en huishoudens. Wij zijn aan de belastingbetaler verplicht om doelmatig om te gaan met de middelen die wij ter beschikking hebben. Uitgaven van het waterschap dienen direct of indirect bij te dragen aan het doel om duurzaam onze taken te blijven uitvoeren: waterkeringbeheer, regionaal waterbeheer, rioolwaterzuiveringsbeheer (en voor een aantal waterschappen wegenbeheer).


Implicaties: Het geheel van activiteiten (investeringen en onderhoud/exploitatie) wordt zo bepaald dat deze ons waterschap in staat stelt duurzaam te voldoen aan wettelijke verplichtingen en strategische doelstellingen. Activiteiten die hieraan niet of onvoldoende bijdragen, krijgen dus geen prioriteit. Om als organisatie continu “in control” te zijn, dient de Planning en Control cyclus goed te zijn ingericht: vooraf bewuste keuzes maken, tijdens uitvoering sturen op basis van betrouwbare voortgangsinformatie (BI) en achteraf (en waar nodig gedurende de uitvoering) verantwoorden richting bestuur en maatschappij.

Er is in het kader van doelmatigheid continu aandacht voor de vraag welke activiteiten we zelf uitvoeren en welke we onder regie uitbesteden.
Principle
Basisprincipes Grouping