BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen

ArchiMate-modellen > WILMA > Principles > BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen
ArchiMate-element BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen
ArchiMate_Principle.png
Elementtype  : Principle
Element-id  : WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie./id-881ede29-93fa-4cad-879b-04c3e3597d6b
ArchiMate-model  : WILMA
Label  : BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen
Documentatie  : Stelling:

Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen

Rationale: Voor een modern proces is een papieren document een obstructie; het is niet efficiënt en het hindert tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarom worden klanten verleid gebruik te maken van het digitale kanaal processen zo veel als mogelijk geautomatiseerd en worden papieren documenten voorkomen. Klanten verwachten tegenwoordig ook dat dienstverlening digitaal wordt aangeboden. Dit is ook een expliciete ambitie van de overheid en uitgewerkt in de visiebrief ‘Digitaal 2017’. Er moet niet uit het oog worden verloren dat niet iedereen beschikt over voldoende digitale vaardigheden en dat persoonlijk contact op bepaalde momenten of voor bepaalde zaken belangrijk kan zijn. Het opslaan van gegevens in elektronische vorm maakt het veel eenvoudiger om deze te delen. Elektronische gegevens kunnen ook geautomatiseerd worden verwerkt door IT-systemen. Het elektronisch uitwisselen van gegevens is veel efficiënter en minder foutgevoelig dan het handmatig uitwisselen van gegevens.

Implicaties:

  • Klanten hebben digitale diensten tot hun beschikking waarmee ze alle veelvoorkomende interacties veilig met het waterschap kunnen afhandelen.
  • Digitale diensten voor klanten en medewerkers zijn toegankelijk via verschillende apparaten, ook voor mensen met een functiebeperking en waar nodig 24x7 beschikbaar.
  • Ingaande en uitgaande communicatie vindt zoveel mogelijk digitaal plaats en we stimuleren dat via kanaalsturing.
  • Medewerkers worden gefaciliteerd in het digitaal aanbieden, ontsluiten en bewerken van alle gegevens.
  • Handmatige invoer of uitwisseling van gegevens wordt zoveel mogelijk voorkomen, met name als er sprake is van hoge volumes.
  • Binnenkomende fysieke gegevensdragers (documenten) worden omgevormd in elektronische vorm, gestructureerd en voorzien van metadata (zoals een classificatie en toegangsregels).
  • Gegevens worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject.
  • Gegevens worden in gestructureerde vorm beheerd en alleen ten behoeve van communicatie in de vorm van documenten verpakt en gecommuniceerd.
  • Archivering van gegevens (incl. documenten) vindt digitaal plaats en zorgt ervoor dat deze beschikbaar, vindbaar, leesbaar en authentiek blijft en dat toegangsregels, bewaar- en vernietigingstermijnen worden bewaakt.
  • Er zijn voorzieningen voor elektronische parafen en handtekeningen beschikbaar voor medewerkers en klanten.
  • De voortgang van processen wordt digitaal bewaakt.
SWC status  : In gebruik
SWC type  : Principe
Object ID  : 881ede29-93fa-4cad-879b-04c3e3597d6b
Object ID_nl  : 881ede29-93fa-4cad-879b-04c3e3597d6b
Original ID  : id-881ede29-93fa-4cad-879b-04c3e3597d6b
Semanticsearch  : bp03: ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Stelling: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen Rationale: Voor een modern proces is een papieren document een obstructie; het is niet efficiënt en het hindert tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarom worden klanten verleid gebruik te maken van het digitale kanaal processen zo veel als mogelijk geautomatiseerd en worden papieren documenten voorkomen. Klanten verwachten tegenwoordig ook dat dienstverlening digitaal wordt aangeboden. Dit is ook een expliciete ambitie van de overheid en uitgewerkt in de visiebrief ‘Digitaal 2017’. Er moet niet uit het oog worden verloren dat niet iedereen beschikt over voldoende digitale vaardigheden en dat persoonlijk contact op bepaalde momenten of voor bepaalde zaken belangrijk kan zijn. Het opslaan van gegevens in elektronische vorm maakt het veel eenvoudiger om deze te delen. Elektronische gegevens kunnen ook geautomatiseerd worden verwerkt door IT-systemen. Het elektronisch uitwisselen van gegevens is veel efficiënter en minder foutgevoelig dan het handmatig uitwisselen van gegevens. Implicaties: * Klanten hebben digitale diensten tot hun beschikking waarmee ze alle veelvoorkomende interacties veilig met het waterschap kunnen afhandelen. * Digitale diensten voor klanten en medewerkers zijn toegankelijk via verschillende apparaten, ook voor mensen met een functiebeperking en waar nodig 24x7 beschikbaar. * Ingaande en uitgaande communicatie vindt zoveel mogelijk digitaal plaats en we stimuleren dat via kanaalsturing. * Medewerkers worden gefaciliteerd in het digitaal aanbieden, ontsluiten en bewerken van alle gegevens. * Handmatige invoer of uitwisseling van gegevens wordt zoveel mogelijk voorkomen, met name als er sprake is van hoge volumes. * Binnenkomende fysieke gegevensdragers (documenten) worden omgevormd in elektronische vorm, gestructureerd en voorzien van metadata (zoals een classificatie en toegangsregels). * Gegevens worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject. * Gegevens worden in gestructureerde vorm beheerd en alleen ten behoeve van communicatie in de vorm van documenten verpakt en gecommuniceerd. * Archivering van gegevens (incl. documenten) vindt digitaal plaats en zorgt ervoor dat deze beschikbaar, vindbaar, leesbaar en authentiek blijft en dat toegangsregels, bewaar- en vernietigingstermijnen worden bewaakt. * Er zijn voorzieningen voor elektronische parafen en handtekeningen beschikbaar voor medewerkers en klanten. * De voortgang van processen wordt digitaal bewaakt. (Principle) BP03: Ons waterschap digitaliseert haar diensten en processen Grouping Basisprincipes Stelling: Gegevens hebben één authentieke bron en worden rechtstreeks ontleend aan- of zijn direct herleidbaar naar deze bron. Alle gebruikte informatieobjecten zijn afkomstig uit een bronregistratie. Voor betrouwbare dienstverlening is het gebruik van de juiste gegevens en documenten cruciaal. Uitgangspunt is daarom dat er binnen de overheid voor ieder informatie-object één unieke bron bestaat, door NORA gedefinieerd als bronregistratie Rationale: De bronregistratie is de plaats waar het gegeven of document voor het eerst wordt vastgelegd. De eigenaar van de bronregistratie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie-objecten in de registratie. Bronregistraties kennen diverse verschijningsvormen, bijvoorbeeld databases en registraties, zoals de basis- en kernregistraties, maar ook websites, publicaties, rapporten en wiki's. Voor de overheid als geheel zijn deze bronregistraties leidend. Indien informatie-objecten in meerdere gelijksoortige registraties voorkomen, gelden alleen informatie-objecten in de bronregistratie als betrouwbaar. Om technische redenen kunnen kopieën van gegevensbestanden en documenten noodzakelijk zijn. Deze kopieën worden gevoed vanuit de authentieke bron middels goed geborgde procedures. Als een gekopieerd informatie-object toch afwijkt van de bronregistratie, wordt het object uit de bronregistratie als juist aangemerkt. Implicaties: 1. Ieder waterschap implementeert haar eigen gegevensdienst en ontsluit gegevens waarvan zij de bron is. 2. We borgen de onweerlegbaarheid van de bron van onze gegevens. 3. Landelijke Basisregistratiegegevens worden ontvangen en ontsloten via een centraal distributiepunt (de “aansluiting”). 4. De bronsystemen stellen de data beschikbaar voor interne processen/voorzieningen. 5. Er wordt onderscheid gemaakt in procesgegevens, kerngegevens en basisgegevens. 6. Procesgegevens die alleen binnen een bedrijfsfunctie gebruikt worden, hoeven niet aan alle eisen te voldoen die gesteld worden aan kerngegevens en basisgegevens. 7. Gegevens zijn herleidbaar tot de bron. 8. Opgeslagen gegevens zijn altijd voorzien van voldoende begeleidende informatie ten behoeve van beheer en ontsluiting. 9. Er zijn interne afspraken gemaakt over terugmeldplicht bij constatering van foutieve gegevens. 10. Als eigen kopieën van bronregistratiegegevens worden vastgelegd, dan moeten deze actueel gehouden worden. Dit dient bij voorkeur automatisch te gebeuren. 11. Het bronhouderschap wordt expliciet belegd. 12. Om te voldoen aan de AVG geldt dat persoonsgegevens bij publiekrechtelijke toepassingen moeten kunnen worden herleid naar de authentieke bron (BRP). Voorbeelden: *Een waterschap ontsluit gegevens via haar Kernregistratie Waterschap. *De CDL heeft een aggregatiedienst voor het toegankelijk maken van gegevens uit verschillende bronnen (via PDOK/INSPIRE). *Personeelsgegevens worden in het personeelsinformatiesysteem beheerd en gebruikt in diverse andere systemen. Geborgd wordt dat deze gegevens in andere systemen vanuit het personeelsinformatiesysteem worden geactualiseerd. *Gegevens uit de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) worden centraal ontsloten vanuit de landelijke basisregistratie. *Als een fout wordt geconstateerd in één van de kernregistraties van het waterschap, dan wordt dit terug gemeld aan de bronhouder. *Als een fout wordt geconstateerd in een (landelijke) registratie, die niet door het waterschap wordt beheerd, wordt dit niet in de afnemende waterschapssystemen aangepast, maar terug gemeld aan de externe bronhouder?. (Principle) AP03. Eén authentieke bron CompositionRelationship SpecializationRelationship geeft concrete invulling aan Deze svg is op 14-06-2021 16:01:23 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 14-06-2021 16:01:23 CEST