Toelichting Gegevensmanagement
Definities Gegevensbeheer, Gegevensmanagement en Data Delen[bewerken]
Gegevensbeheer[bewerken]
Is gericht op het operationele beheer van een gegevensverzameling binnen een applicatie of specifieke context.
Gegevensmanagement[bewerken]
Betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren. Is van toepassing voor zowel het primaire proces als de ondersteunende processen en werkt voor zowel interne als externe afnemers.
Data Delen[bewerken]
Het uitwisselen van data, intern en extern.
Waarom gegevensmanagement?[bewerken]
Het belang van droge voeten, schoon en voldoende water geldt voor ons allemaal; nu en in de toekomst. Het klimaat verandert snel, evenals de omgeving (toenemende digitalisering). Compliancy (o.a. voldoen aan de wet-en regelgeving) en efficiënt omgaan met data, spelen daarbij een cruciale rol en vragen om data gedreven werken.
Voor waterschappen is het van groot belang dat het permanent beschikt over alle gegevens die het nodig heeft om hierop in te spelen, adaptief te handelen en optimaal te functioneren. Gegevens dienen hierbij als grondstof voor informatievoorziening.
Om die reden vraagt WILMA Online aandacht voor het onderwerp gegevensmanagement.
De onderstaande afbeelding geeft een samenhang weer van de motivatie (waarom en waarvoor) voor het inrichten en organiseren van gegevensmanagement binnen de waterschappen.
.png)
Gegevensmanagement organiseren en inrichten binnen een waterschap (Hoe)?[bewerken]
Om het gegevensmanagement binnen een waterschap vorm te geven kan de volgende Plan-Do-Check-Act-cyclus worden toegepast.
| Plan | Do | Check | Act |
|---|---|---|---|
| Organisatie | Omschrijf de rollen, taken en verantwoordelijkheden omtrent gegevensbeheer en gegevensmanagement. Dit geeft duidelijkheid binnen de organisatie. Zie hiervoor Rollen, Functies en Eigenaarschap | Zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden beschreven? Gebruik hiervoor het 9-vlaksmodel zie: [Rollen en verantwoordelijkheden 9-vlaksmodel] | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. |
| Richt het functioneel beheer en informatiemanagement in. Als instrument hiervoor kan BiSL worden gebruikt. | Is het functioneel beheer en informatiemanagement ingeregeld? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Borg de taken op het gebied van (ICT) beveiliging en privacy, bijvoorbeeld door het aanstellen van een beveiligingsfunctionaris en/of privacyfunctionaris en bepaal waar de toezichthoudende taak ligt en hoe deze erop toeziet dat gemaakte afspraken/regels nagekomen worden. Zie [Informatieveiligheid] | Is (ICT-beveiliging en privacy binnen het waterschap ingericht? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Benoem de ‘eigenaren’ van procesondersteunende systemen. Hierdoor ontstaat helderheid over wie bevoegd is hierover beslissingen te nemen. | Zijn de eigenaren van de procesondersteunende systemen benoemd? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Beleid rondom gegevens(management) | Benoem soorten gegevensregistraties zoals [1], stel ze vast en wijs een ‘eigenaar’ aan. Denk hierbij aan de diverse basisregistraties waar de organisatie bronhouder van is, aan eventuele kernregistraties en taakregistraties. | Zijn de soorten gegevensregistraties benoemd? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. |
| Streef naar ‘eenmalige inwinning en meervoudig gebruik’ van gegevens, stel hiervoor procedures op en zet ICT-hulpmiddelen in. | Is er binnen het waterschap sprake van eenmalige inwinning en meervoudig gebruik van gegevens? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Regel de distributie van gegevens, inclusief het vastleggen van bijbehorende procedures, afspraken en technische maatregelen zoals logging. | Is de distributie van gegevens geregeld? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Maak inzichtelijk wat de toegevoegde waarde is van de actieve inzet van gegevensmanagement (naast gegevensbeheer). De informatie in dit document kan hiervoor als leidraad dienen. Geef hierbij bijvoorbeeld aan welke producten/componenten (deels) reeds beschikbaar staan en wat nog ingevuld moet worden. | Is de toegevoegde waarde van gegevensmanagement inzichtelijk gemaakt? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Richt gebruikersbeheer, autorisatie authenticatie in. | Zijn gebruikersbeheer, autorisatie en authenticatie binnen het waterschap ingericht? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Producten gegevensmanagement | Bepaal de in te vullen producten zoals in [Gegevensmanagement] en samenhang met bestaande informatievoorzieningproducten en geef deze weer in een roadmap zoals:
|
Zijn alle producten voor gegevensmanagement binnen het waterschap geïdentificeerd? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. |
| Bepaal de eigenaar en beheerder van de diverse producten. | Is er voor ieder product een eigenaar en beheerder benoemd? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Geef inhoud aan de producten. | Is van ieder product de inhoud bekend? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Beschrijf de processen om tot de producten te komen. | Zijn de processen beschreven die leiden tot de producten? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Operationeel | Maak een analyse van de kwaliteit van de gegevens. Hiervoor kunnen diverse kwaliteitstools (tools om gegevens te vergelijken) ingezet worden zoals i-Spiegel van VNG. Te denken valt aan het inzetten van eigen queries voor een nadere uitwerking (zie: datakwaliteit). Deze analyse vormt de basis voor het definiëren van vervolgstappen. | Check of er binnen het waterschap gebruik wordt gemaakt van gegevensvergelijkingtools. | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. |
| Voer bestandsvergelijkingen uit, zoals de i-Spiegel. Hierdoor ontstaat inzicht in de kwaliteit van de diverse gegevensverzamelingen. Mochten er verschillen bestaan, dan is het zaak om de gegevens vanuit de bron aan te houden en ervoor zorg te dragen dat deze brongegevens in de hele keten worden gebruikt. Het kan ook zo zijn dat er aanpassingen in het proces gedaan moeten worden om zo de kwaliteit van de gegevensstroom beter te kunnen borgen. | Check of er verschillen zijn na het toepassen van een gegevensvergelijkingstool op de databases binnen een waterschap. | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Maak trends inzichtelijk door bestandsvergelijkingen periodiek te herhalen. | Wordt periodiek een bestandsvergelijking uitgevoerd? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Richt een proces in voor terugmeldingen. Basisregistraties winnen hiermee aan kwaliteit. Door instructie en voorlichting aan de terugmelders zorg je voor kwalitatief goede terugmeldingen. | Is er een proces ingericht binnen het waterschap voor het terugmelden aan een basisregistratie wanneer er sprak is van onjuiste informatie vanuit de basisregistratie? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Bekijk jaarlijks of de afspraken, die zijn gemaakt met de verschillende betrokken partijen (ketenpartners, bronbeheerders) nog actueel zijn. Pas ze zo nodig aan. | Check of er jaar een controle wordt gedaan op de afspraken die zijn gemaakt met de verschillende betrokken partijen. | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Maak waterschapsbrede gegevenslandschapskaarten. Deze zijn nuttig om het totaalplaatje snel te overzien. Zeker in het geval van verstoringen kan zo de keten ingelicht worden en zijn de plekken die wellicht geraakt worden snel in beeld. | Zijn er waterschapsbrede gegevenslandschapskaarten ontwikkeld binnen het waterschap? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Maak gebruik van een gegevenscatalogus (Zorg ervoor dat begrippen en definities voor gegevens zijn vastgelegd of dat er gebruik wordt gemaakt van reeds bestaande gegevenscatalogi waarin begrippen en definities zijn vastgelegd). | Wordt binnen het waterschap gebruik gemaakt van een gegevenscatalogus (van het waterschap zelf of extern)? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Beoordeel toegangsrechten, gebruikersregistraties voor de gegevenscatalogus. | Zijn de toegangsrechten bepaald en toegewezen voor de gegevenscatalogi en zijn er gebruikersregistraties aanwezig? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. | |
| Zorg ervoor dat de begrippen en definities voor een waterschap die in de gegevenscatalogi zijn vastgelegd, kunnen worden toegepast als parameters door applicaties die in gebruik zijn binnen het waterschap. | Zijn de begrippen en bijbehorende definities voor iedereen binnen een waterschap te gebruiken? | Indien niet of gedeeltelijk ingericht, zie dan werkinstructie in de kolom DO. |
Gegevens als bedrijfsmiddel[bewerken]
De toenemende digitalisering is van invloed op de bedrijfsprocessen van de waterschappen. Om mee te bewegen in deze dynamiek is goed georganiseerd gegevensmanagement voor de waterschappen van essentieel belang.
Gegevens vormen de bouwstenen voor de vertaling van informatie naar kennis. Kennis is nodig voor de sturing, beheersing en dienstverlening van de waterschappen om zodoende succesvol en goed geïnformeerd te kunnen inspelen op interne en externe vraagstukken.
Kwaliteit van gegevens[bewerken]
Het kwalitatief en kwantitatief beheersbaar houden van gegevens is hierbij een randvoorwaarde. Gegevens van waterschappen zijn actueel, betrouwbaar en volledig.
Om het uitwisselen met en hergebruik van gegevens door ketenpartners en andere hergebruikers mogelijk te maken, is het ontwikkelen van standaarden en werken onder architectuur van essentieel belang. Zo kunnen waterschappen sturing geven aan de manier waarop ze gegevens uitwisselen.
Waterschappen zijn in staat zijn om op een flexibele, veilige en transparante wijze hun gegevens integraal beschikbaar te stellen.
Open(baar) gemaakte data ontsluiten waterschappen ook via een gemeenschappelijk platform. Daarbij dienen de waterschappen verantwoord om te gaan met de kosten van het gegevensmanagement.
Dezelfde taal[bewerken]
De betekenis die de overheid toekent aan de woorden en gegevens die relevant zijn bij zijn dienstverlening moet duidelijk zijn. Als je met elkaar praat, moet je er van uit kunnen gaan dat je hetzelfde bedoelt met hetzelfde woord. Hierbij zijn gegevenswoordenboeken en standaarden van belang. Ook als digitale systemen gegevens uitwisselen, is een gedeelde betekenis noodzakelijk. Zo kun je de informatie hergebruiken in je eigen bedrijfsprocessen. In een specifieke context, zoals een domein of een proces, kunnen begrippen echter een specifieke betekenis hebben.