AP13. Applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebeheer

ArchiMate-modellen > WILMA > Principles > AP13. Applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebeheer
ArchiMate-element AP13. Applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebeheer
ArchiMate_Principle.png
Elementtype  : Principle
Element-id  : WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie./id-2aed6da2-4c3d-45be-aa7d-1987b179695c
ArchiMate-model  : WILMA
Label  : AP13. Applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebeheer
Documentatie  : Stelling:

De inrichting van applicaties voldoet aan eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Om duurzame toegankelijkheid van informatie te realiseren en te borgen worden bij aanschaf en implementatie van applicaties de richtlijnen gevolgd die gelden voor een goede, geordende en toegankelijke staat van informatie (data én documenten).


Rationale: Overheden zijn hiertoe verplicht volgens de Archiefwet. Informatie is het maatschappelijk kapitaal van de organisatie. Het beschikken over betrouwbare, beschikbare, vindbare en bruikbare informatie is van belang voor een goede bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorisch onderzoek. Applicaties dienen daarom zodanig te zijn ingericht dat ze de juiste randvoorwaarden scheppen.


Implicaties: De implicaties zijn uitgebreid beschreven in de richtlijn RODIN. De belangrijkste punten: 1. Informatieobjecten zijn gekoppeld aan een ordeningsstructuur die is aan te passen zonder de al aanwezige structuur met zijn koppelingen te verstoren. 2. Ieder afzonderlijk informatieobject heeft een uniek identificatiekenmerk (GUID). 3. Informatieobjecten bevatten de voor het beheer benodigde kenmerken, die zijn ontleend aan een vastgesteld metadataschema. 4. De betrouwbaarheid van informatieobjecten is aantoonbaar en gewaarborgd. 5. Informatieobjecten zijn op grond van de geldende selectielijst van een bewaartermijn voorzien en worden na het verstrijken daarvan vernietigd. 6. De applicatie-eigenaar en proceseigenaar zijn samen verantwoordelijk voor een juiste toepassing van deze archieffunctionaliteiten.


Voorbeelden: Veel gebruikte decentrale ordeningsstructuren zijn:

  • Basisarchiefcode
  • Zaaktypecatalogus

Informatieobjecten zijn altijd te herleiden tot de werkprocessen waarin ze zijn gevormd of worden gebruikt.

Informatieobjecten zijn altijd terug te vinden op grond van gekoppelde metagegevens.
Bron  : https://www.noraonline.nl/wiki/Beschikbaarheid
SWC status  : In gebruik
SWC type  : Principe
Object ID  : 2aed6da2-4c3d-45be-aa7d-1987b179695c
Object ID_nl  : 2aed6da2-4c3d-45be-aa7d-1987b179695c
Original ID  : id-2aed6da2-4c3d-45be-aa7d-1987b179695c
Semanticsearch  : ap13. applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebeheer
ArchiMate-views  : 
Relaties  : 
Contextdiagram
Stelling: De inrichting van applicaties voldoet aan eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Om duurzame toegankelijkheid van informatie te realiseren en te borgen worden bij aanschaf en implementatie van applicaties de richtlijnen gevolgd die gelden voor een goede, geordende en toegankelijke staat van informatie (data én documenten). Rationale: Overheden zijn hiertoe verplicht volgens de Archiefwet. Informatie is het maatschappelijk kapitaal van de organisatie. Het beschikken over betrouwbare, beschikbare, vindbare en bruikbare informatie is van belang voor een goede bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorisch onderzoek. Applicaties dienen daarom zodanig te zijn ingericht dat ze de juiste randvoorwaarden scheppen. Implicaties: De implicaties zijn uitgebreid beschreven in de richtlijn RODIN. De belangrijkste punten: 1. Informatieobjecten zijn gekoppeld aan een ordeningsstructuur die is aan te passen zonder de al aanwezige structuur met zijn koppelingen te verstoren. 2. Ieder afzonderlijk informatieobject heeft een uniek identificatiekenmerk (GUID). 3. Informatieobjecten bevatten de voor het beheer benodigde kenmerken, die zijn ontleend aan een vastgesteld metadataschema. 4. De betrouwbaarheid van informatieobjecten is aantoonbaar en gewaarborgd. 5. Informatieobjecten zijn op grond van de geldende selectielijst van een bewaartermijn voorzien en worden na het verstrijken daarvan vernietigd. 6. De applicatie-eigenaar en proceseigenaar zijn samen verantwoordelijk voor een juiste toepassing van deze archieffunctionaliteiten. Voorbeelden: Veel gebruikte decentrale ordeningsstructuren zijn: *Basisarchiefcode *Zaaktypecatalogus Informatieobjecten zijn altijd te herleiden tot de werkprocessen waarin ze zijn gevormd of worden gebruikt. Informatieobjecten zijn altijd terug te vinden op grond van gekoppelde metagegevens. (Principle) AP13. Applicaties ondersteunen duurzaam toegankelijk informatiebehee- r Grouping Afgeleide principes Stelling: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies Rationale: Waterschappen worden door de overheid geconfronteerd met bezuinigingsmaatregelen en krijgen tevens extra taken. Door te denken in generieke processen en systemen kunnen diensten eenvoudiger worden gedeeld met andere waterschappen en kosten worden bespaard. Ook kan eenvoudiger gebruik worden gemaakt van standaard oplossingen die beschikbaar zijn in de markt en wordt maatwerk voorkomen. Klanten willen de overheid in haar dienstverlening ook zo veel mogelijk ervaren als één organisatie en generieke processen dragen daar aan bij. Gemeenschappelijke diensten hoeven niet in tegenspraak te zijn met het hebben van een eigen identiteit. De "couleur locale" kan grotendeels tot uitdrukking worden gebracht via specifieke beleidskeuzes en de persoonlijke aandacht van medewerkers. Implicaties: * Het waterschap voert processen op een voor elke burger herkenbare manier uit. * Processen worden gebaseerd op generieke en landelijk beschikbare procesmodellen. * Functionele specificaties worden gezamenlijk met andere waterschappen opgesteld en niet specifiek gemaakt voor de eigen waterschap. * Bij het specificeren van functionaliteit wordt een goede balans gezocht tussen genericiteit en voldoende procesondersteuning. * Processen en systemen worden niet ingericht op uitzonderingen. * Waterschapspecifieke keuzes worden uitgedrukt in (beleids)regels die binnen de generieke processen en functionaliteiten gehanteerd kunnen worden. * Er worden alleen waterschapspecifieke beleidsregels opgesteld als dat noodzakelijk is voor de specifieke waterschaplijke context. * Er zijn soms concessies nodig bij het inrichten van processen en systemen om ervoor te zorgen dat deze op meerdere waterschappen passen. * Applicaties kunnen door meerdere waterschappen worden gebruikt (incl. hun eigen beleidsregels), zonder ze volledig voor alle waterschappen specifiek in te richten, te beheren en te betalen. * Als er landelijke voorzieningen of bouwstenen beschikbaar zijn dan wordt daar gebruik van gemaakt om zo waterschapspecifieke oplossingen te voorkomen. (Principle) BP05: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies Stelling: Ons waterschap is toekomstgericht Rationale: De omgeving waarin waterschappen opereren verandert continu. Hierbij kun je denken aan zaken als klimaatverandering en circulariteit, veranderende wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen, maar ook veranderingen in de samenwerking met ketenpartners (bijvoorbeeld minder zelf uitvoeren, meer regie voeren, functioneel aanbesteden, BIM), en veranderingen in werkvormen en processen. Implicaties: Enkele van de mogelijke implicaties: *Andere kennis vereist bij medewerkers (meer gericht op regie), dus een daarop toegesneden strategische personeelsplanning en continue training en opleiding; *Ruimte voor innovatie (bij voorkeur in samenwerking) zoals internet of things (sensoren), artificiële intelligentie, robotisering en data science; *Nieuwe werkvormen, zoals Netcentrisch werken, Agile/scrum en Zaakgericht werken. (Principle) BP08: Ons waterschap is toekomstgericht CompositionRelationship SpecializationRelationship geeft concrete invulling aan SpecializationRelationship geeft concrete invulling aan Deze svg is op 14-06-2021 16:02:44 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2021 ArchiXL. ArchiMedes 14-06-2021 16:02:44 CEST