Principes en standaarden

Inleiding

De gegevensmanagementfunctie van waterschappen dient zodanig ingericht te zijn dat optimale kwaliteit van dienstverlening aan burger, bedrijf, instelling, andere overheden én afnemers wordt geboden. Dit wordt onder andere bereikt door:

  • daar waar het conform wet- en regelgeving is voorgeschreven het principe van eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik van gegevens in praktijk te brengen;
  • het delen van gegevens tussen basis-, kern- en overige registraties te organiseren;
  • bedrijfsprocessen van gegevensbronnen los te koppelen via gegevensservices waardoor een hoge mate van flexibiliteit in het inrichten van bedrijfsprocessen en informatiesystemen mogelijk wordt;
  • kwaliteit van de gegevens te verhogen;
  • terugmeldingen op alle registraties faciliteren, zowel basisregistraties als overige registraties;
  • het verhogen van het inzicht in, en controle op, de levering en het gebruik van gegevens;
  • het naleven van vigerende wetgeving op het gebied van beveiliging (baseline toets) en bescherming van de privacy;
  • bewustzijn creëren.


Basisprincipes

De volgende basisprincipes liggen ten grondslag aan de invulling van gegevensmanagement:

  • BP01: Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie
  • BP05: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies
  • BP06: Ons waterschap werkt samen
  • BP09: Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen


In onderstaande paragrafen worden deze principes nader toegelicht.


BP01: Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie

Rationale Implicaties
Een goede informatiepositie is voor klanten cruciaal om snel en gemakkelijk hun weg te vinden binnen de overheid. Het zorgt er ook voor dat zij de verantwoordelijkheid kunnen nemen die in toenemende mate van hen wordt verwacht vanuit een nieuw evenwicht tussen samenleving en overheid. Dat gaat niet alleen over het ontvangen van informatie; het gaat ook over het aan het stuur zetten van de klant omtrent het gebruik van zijn gegevens. Klanten moeten in staat zijn incorrecte registratie van hun gegevens te signaleren zodat ze voor zichzelf op kunnen komen.

Een goede informatiepositie is voor klanten cruciaal om snel en gemakkelijk hun weg te vinden binnen de overheid. Het zorgt er ook voor dat

  • Klanten hebben laagdrempelig toegang tot een actueel en correct beeld van alle voor hen relevante gegevens waarover onze gemeente beschikt, zoals:
    • algemene informatie over producten en diensten;
    • de wet- en regelgeving waaraan zij moeten voldoen;
    • hun eigen gegevens (incl. hun inhoudelijke dossiers en gegevens in sectorale registraties);
    • de status van hun lopende zaken;
    • de gegevens die zijn gebruikt om tot een besluit te komen en de regels die daarbij zijn gehanteerd (traceerbaarheid);
    • wie hun gegevens heeft ingezien en wat de gemeente met gegevens heeft gedaan (transparantiebeginsel).
  • Medewerkers hebben minimaal toegang tot dezelfde informatie als klanten (voor zover dat relevant is voor de uitoefening van hun taak).
  • Informatie is niet versnipperd over allerlei loketten en applicaties, maar geïntegreerd en zo nodig geaggregeerd beschikbaar.
  • Alle verzoeken van klanten die gevolgd moeten worden, worden geregistreerd als zaak en wijzigingen in de status worden op een centrale plaats geregistreerd.
  • Klanten geven expliciete toestemming voor het gebruik van hun eigen gegevens door de gemeente of samenwerkingspartners voor taken waarvoor geen expliciete wettelijke grondslag bestaat.
  • Klanten hebben de mogelijkheid om onjuistheden in hun gegevens te corrigeren of te laten corrigeren of om de gegevens te laten verwijderen (voor zover dit wettelijk kan).
  • Klanten worden proactief door de gemeente geïnformeerd over zaken waarvan zij hebben aangegeven dat zij daarover geïnformeerd willen worden.
  • Klanten hebben, binnen de kaders van wet- en regelgeving, het recht om vergeten te worden.

BP05: Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies

Rationale Implicaties
Waterschappen worden door de overheid geconfronteerd met bezuinigingsmaatregelen en krijgen tevens extra taken. Door te denken in generieke processen en systemen kunnen diensten eenvoudiger worden gedeeld met andere waterschappen en kosten worden bespaard. Ook kan eenvoudiger gebruik worden gemaakt van standaard oplossingen die beschikbaar zijn in de markt en wordt maatwerk voorkomen. Klanten willen de overheid in haar dienstverlening ook zo veel mogelijk ervaren als één organisatie en generieke processen dragen daar aan bij. Gemeenschappelijke diensten hoeven niet in tegenspraak te zijn met het hebben van een eigen identiteit. De "couleur locale" kan grotendeels tot uitdrukking worden gebracht via specifieke beleidskeuzes en de persoonlijke aandacht van medewerkers.
  • Het waterschap voert processen op een voor elke burger herkenbare manier uit.
  • Processen worden gebaseerd op generieke en landelijk beschikbare procesmodellen.
  • Functionele specificaties worden gezamenlijk met andere waterschappen opgesteld en niet specifiek gemaakt voor de eigen waterschap.
  • Bij het specificeren van functionaliteit wordt een goede balans gezocht tussen genericiteit en voldoende procesondersteuning.
  • Processen en systemen worden niet ingericht op uitzonderingen.
  • Waterschapspecifieke keuzes worden uitgedrukt in (beleids)regels die binnen de generieke processen en functionaliteiten gehanteerd kunnen worden.
  • Er worden alleen waterschapspecifieke beleidsregels opgesteld als dat noodzakelijk is voor de specifieke waterschaplijke context.
  • Er zijn soms concessies nodig bij het inrichten van processen en systemen om ervoor te zorgen dat deze op meerdere waterschappen passen.
  • Applicaties kunnen door meerdere waterschappen worden gebruikt (incl. hun eigen beleidsregels), zonder ze volledig voor alle waterschappen specifiek in te richten, te beheren en te betalen.
  • Als er landelijke voorzieningen of bouwstenen beschikbaar zijn dan wordt daar gebruik van gemaakt om zo waterschapspecifieke oplossingen te voorkomen.


BP06: Ons waterschap werkt samen

Rationale Implicaties
Samenwerking is van belang op verschillende niveaus: binnen waterschappen, tussen waterschappen, in de waterketen en met derden. Binnen waterschappen wordt gewerkt in ketens van primaire en ondersteunende processen. De kwaliteit van het resultaat, maar ook de efficiëntie van de activiteiten worden in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de samenwerking op alle niveaus. Samenwerking tussen waterschappen, onder andere via de Unie van Waterschappen en Het Waterschapshuis, draagt in hoge mate bij aan de uniformiteit, de kwaliteit van de producten en diensten van individuele waterschappen, en de doelmatigheid van de wijze waarop zij deze producten en diensten realiseren. Waterschappen vervullen hun taken niet in splendid isolation. Zij vormen een onderdeel van grotere ketens, een omgeving, waarbij samenwerking essentieel is met ketenpartners als gemeenten en drinkwaterbedrijven, kennisinstituten als STOWA en KWR, bedrijven op het vlak van onder andere weg- en waterbouw, zuiveringstechnologie, informatietechnologie, en stakeholders zoals landbouw- en andere bedrijven en ingelanden. Alleen door samenwerking kunnen we producten en diensten blijven leveren, die aansluiten op wat er vanuit de omgeving gevraagd wordt, en daarmee bijdragen aan de doelmatigheid in de keten.

Bij veranderingen wordt bepaald welke kansen er zijn op het vlak van samenwerking, en gewogen welke bedreigingen er mogelijk zijn wanneer gekozen wordt voor een geïsoleerde oplossing.

Waterschappen stimuleren en organiseren samenwerking en kennisuitwisseling binnen het waterschap, tussen waterschappen onderling en in de keten. Waterschappen zijn actief in platformen en gremia waarin deze samenwerking tot stand komt.


BP09: Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen

Rationale Implicaties
Waterschappen worden betaald uit publieke middelen, deels via directe heffingen opgelegd aan bedrijven en huishoudens. Wij zijn aan de belastingbetaler verplicht om doelmatig om te gaan met de middelen die wij ter beschikking hebben. Uitgaven van het waterschap dienen direct of indirect bij te dragen aan het doel om duurzaam onze taken te blijven uitvoeren: waterkeringbeheer, regionaal waterbeheer, rioolwaterzuiveringsbeheer (en voor een aantal waterschappen wegenbeheer).

Het geheel van activiteiten (investeringen en onderhoud/exploitatie) wordt zo bepaald dat deze ons waterschap in staat stelt duurzaam te voldoen aan wettelijke verplichtingen en strategische doelstellingen. Activiteiten die hieraan niet of onvoldoende bijdragen, krijgen dus geen prioriteit. Om als organisatie continu “in control” te zijn, dient de Planning en Control cyclus goed te zijn ingericht: vooraf bewuste keuzes maken, tijdens uitvoering sturen op basis van betrouwbare voortgangsinformatie (BI) en achteraf (en waar nodig gedurende de uitvoering) verantwoorden richting bestuur en maatschappij.

Er is in het kader van doelmatigheid continu aandacht voor de vraag welke activiteiten we zelf uitvoeren en welke we onder regie uitbesteden.

Afgeleide principes

Van de basisprincipes is een aantal principes afgeleid. Deze afgeleide principes geven een nadere detaillering van de basisprincipes en leveren een bijdrage aan de implementatie van één of meer van de basisprincipes. De onderstaande afgeleide principes zijn benoemd voor gegevensmanagement:

  • AP01: Gezamenlijk informatiestelsel
  • AP04: Doelmatige gegevensvastlegging en -verwerking
  • AP10: Alle informatie is openbaar tenzij anders is bepaald


In onderstaande paragrafen worden deze afgeleide principes voor gegevensmanagement nader toegelicht.


AP01: Gezamenlijk informatiestelsel

Stelling

We ontwikkelen ons informatiestelsel samen door co-creatie. Co-creatie is een vorm van samenwerking, waarbij alle deelnemers invloed hebben op het proces en het resultaat van dit proces.

Rationale

Voor het informatiestelsel wordt een federatief model gehanteerd voor de ontwikkeling en het beheer van het stelsel. Het beheer wordt uitgevoerd via een federatie van waterschappen die in opdracht van de Unie van Waterschappen samenwerken aan het informatiestelsel. Federatief wordt als een organisatievorm gedefinieerd waarbij ieder waterschap haar eigen autonomie en zelfstandigheid behoudt, en waarbij de waterschappen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de generieke afspraken die in de Unie van Waterschappen gemaakt worden. De waterschappen zijn daar ook aan gehouden.

Voordelen van co-creatie:

  1. werken op basis van relevantie; alle betrokken vragers/aanbieders werken samen.
  2. draagvlak door open karakter
  3. motiverend omdat het aansluit op wensen van de betrokkenen
  4. resultaat van hogere kwaliteit door verschillende percepties
  5. grotere kans van slagen door breed draagvlak
  6. gedeelde investering


Implicaties

  1. We hanteren eenduidige definities van gegevens.
  2. We werken samen (via HWH / IHW) en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de definitie en het beheer van bouwstenen.
  3. We zorgen zelf voor de implementatie van gegevensdiensten.
  4. Het model is gebaseerd op DAMA International.

Voorbeelden:

  • De referentiearchitectuur van het informatiestelsel (WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie.) is gezamenlijk ontwikkeld, is open en mag door iedereen worden gebruikt.

Voorbeelden ketensamenwerken:

(o.a. Bouwend Nederland, Vereniging van Waterbouwers, MKB Infra, NLingenieurs, UNETO-VNI, ENVAQUA, CUMELA)

  • Samenwerking in de keten Onder andere op het gebied van:
    • Kennisontwikkeling (o.a. met STOWA, Deltares en KWR)
    • Standaarden: IHW
    • Stedelijk water (Rioned)
    • Samenwerking met Drinkwaterbedrijven
    • CDL, DSO


Relatie met WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie. basisprincipes

  • BP06 (Ons waterschap werkt samen)
  • BP09 (Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen)


AP04: Doelmatige gegevensvastlegging en -verwerking

Stelling

  • We minimaliseren de hoeveelheid gegevens die we registreren, vanuit overwegingen van efficiëntie en effectiviteit.
  • Data behandelen we als assets. Dit vraagt om de inzet van mensen en middelen en daarom minimaliseren we de hoeveelheid gegevens die we hanteren.
  • Voor persoonsgegevensAlle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. geldt bovendien dat vanuit privacyoverweging alleen die gegevens gebruikt mogen worden waarvoor doelbinding kan worden aangetoond (AVGDe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening (dus met rechtstreekse werking) die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert.).


Rationale

Het verzamelen, beheren en verwerken van data vergt een grote inspanning. Voor grote hoeveelheden data geldt bovendien ook dat dit een hogere belasting van de infrastructuur veroorzaakt. De hieruit voorvloeiende kosten moeten worden afgewogen tegen de beoogde baten, namelijk het doel, waarvoor de gegevens worden vastgelegd en verwerkt. Het registreren en uitwisselen van (grote hoeveelheden) persoonsgegevensAlle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. heeft bovendien gevolgen voor de privacy van betrokken personen. Een afweging op doelbinding moet worden gemaakt om te bepalen of gebruik en verwerking van deze gegevens gerechtvaardigd is. Vanuit het belang van doelbinding, gegevensbescherming, efficiency en doelmatigheid wordt daarom gekozen voor optimalisatie van de hoeveelheid gegevens.

Implicaties

  1. We leggen niet meer vast dan wat vanuit de primaire processen noodzakelijk is, geoptimaliseerd vanuit het gebruiksdoel.
  2. We wisselen niet meer gegevens uit dan wat in relatie tot het doel noodzakelijk is en vanuit de primaire processen is vastgelegd.
  3. We controleren periodiek dat gegevensuitwisseling en doel in lijn met elkaar zijn, en dat bijhouding van overbodige gegevens wordt voorkomen of gestopt.


Voorbeelden:

  • In plaats van het opvragen van wat-informatie (welke vergunning heeft iemand) kan ook gevraagd worden om ‘dat-informatie’: is een vergunning of bezwaar/beroep in behandeling? Of het aantal vergunningen/bezwaren per werkgebied.
  • Een waterschap heeft in een effectbeoordeling voor gegevensbescherming moeten aantonen dat het principe van dataminimalisatie is toegepast en dat de hoeveelheid data proportioneel is.
  • De gegevens die een gemeente of een andere ketenpartij met een waterschap heeft gedeeld zijn niet opgenomen in de data die het waterschap deelt.


Relatie met WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie. basisprincipe

  • BP09 (Ons waterschap gaat doelmatig om met haar publieke middelen)


AP10: Alle informatie is openbaar tenzij anders is bepaald

Stelling

Open data is vrij beschikbare informatie. Open data is erop gericht om hergebruik maximaal te faciliteren. De Open overheid staat voor het actief ontsluiten van overheidsinformatie voor inzage, hergebruik en correctie door de burger, voor het geven van inzicht in hoe de overheid werkt en voor participatie van de burger in overheidsprocessen. Belangrijke onderdelen zijn:

  • Burgers en bedrijven inzage geven in de eigen persoons- en bedrijfsgebonden informatie.
  • Participatie van burgers in de uitvoerende processen en de beleidformulerende processen van de overheid.


Rationale

Openbaarheid van bestuur, samenwerking, klantgerichtheid, van buiten naar binnen denken.


Implicaties

  1. Alle informatie is openbaar tenzij wettelijk anders is bepaald. Hierbij gelden onder andere de Wet openbaarheid bestuur (WOB) en de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVGDe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening (dus met rechtstreekse werking) die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert.) als kader.
  2. Alle relevante wet- en regelgeving moet in kaart worden gebracht.
  3. Er zijn richtlijnen nodig omtrent vertrouwelijkheid.
  4. Er moet inspanning verricht worden om te voorkomen dat gegevens en informatie verkeerd geïnterpreteerd en gebruikt worden. Publiceren van gemeten waterpeilen op de website.
  5. Ons waterschap hanteert de wettelijke kaders van de Archiefwet met betrekking tot de openbaarheid van archieven en de vernietiging of overbrenging en het in eigendom overdragen van archiefbescheiden.


Voorbeelden: Statusinformatie over een vergunningaanvraag beschikbaar stellen op een persoonlijke internetpagina.


Relatie met WILMAWaterschaps Informatie en Logische Model Architectuur (WILMA). De waterschappen willen beter en efficiënter samenwerken met elkaar en in de keten. Concrete kaders helpen bij het sturen van gemeenschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de Omgevingswet. Architectuur is een strategisch hulpmiddel bij het opzetten en (continu) doorontwikkelen van de informatiehuishouding van een organisatie. basisprincipe

  • BP01 (Ons waterschap biedt de klant een goede informatiepositie)
  • BP05 (Ons waterschap gebruikt generieke processen en functies)