De WilMA vraagt om omdenken
Auteur: Gerard Smits
Gerard Smits, directeur van Het Waterschapshuis, geeft het eerlijk toe: “Als het om de WiLMA gaat, is hij geen onvoorwaardelijke believer. Dat heeft niets te maken met het principe van werken onder architectuur, want daar gelooft hij wel degelijk in. Gerard ziet vooral dat we nog grote stappen kunnen maken in de praktische toepasbaarheid van de WiLMA. “Mij gaat het erom dat we processen vastleggen tot op het juiste detailniveau. Liefst leggen we daarbij ook nog vast wie in de organisatie welke kennis heeft. Dan kunnen we pas echt uit de voeten met de WiLMA.”
.jpg)
Gerards vertrouwen in werken onder architectuur blijkt wel uit zijn lidmaatschap van het Forum voor Standaardisatie. “Maar”, benadrukt hij, “ik zie systemen zoals de WiLMA als een middel. Niet als een doel op zich. Toen ik in 2015 bij Het Waterschapshuis kwam, waren we al een aantal jaren onderweg met de voorganger van de WiLMA, maar ik vroeg me af of het geld goed besteed was. Ik zag namelijk nog niet hoe ik, of elke willekeurige waterschapper, profijt kon hebben van de WiLMA.”
Je kunt er niet tégen zijn
Gerard pauzeert even. “Laat ik vooropstellen dat er bij de waterschappen draagvlak is voor de WiLMA. Dat snap ik ook, want zeker de hogere managers zijn altijd vóór structuur. Op structuur kun je voortborduren en structuur geeft houvast voor allerlei bedrijfsprocessen. De WiLMA helpt inderdaad ook prima om de structuur van de waterschappen te herkennen. Zie het als een bouwplaat die je snel een goede indruk geeft van hoe een waterschap werkt. Maar als ik nu een bestek moet opstellen, waar vind ik dan hoe ik dat moet doen? Op dit moment vind ik dat nog nergens.”
Voor de duidelijkheid...
De WiLMA heeft dus nog niet de praktische toepasbaarheid die Gerard zoekt, maar daar wordt aan gewerkt. Gerard: “Ik zie dat ons team zich hier hard voor inzet en dat we stappen maken. Inmiddels ben ik kritisch positief over het project. Wat ik het liefst wil is dat er voor elk onderdeel in de WiLMA minimaal één toepassing, of liever nog: één toepasser is. Heel belangrijk om de WilMA te doen slagen is dat we voor álles wat we doen de terminologie standaardiseren. Gelukkig doen we dit nu met de WILMA thesaurus als hulpmiddel, want als ze bij waterschap X de ‘dijkbreedte’ meten bovenop de dijk, terwijl ze bij waterschap B meten aan de voet van de dijk, dan kom je een keer ergens in de problemen. Alleen door met zijn allen dezelfde taal te spreken en met kernwoorden precies hetzelfde te bedoelen kunnen we procesmatig werken. En daarbij moet de WiLMA voor iedereen toegankelijk zijn. Zonder omwegen, zodat er geen drempel is om de WiLMA te gebruiken.”
Bij wie moet ik zijn?
Voor wat betreft de praktische toepasbaarheid van de WiLMA denkt Gerard verder dan de beschrijving van processen. “De architectuur moet mij verder helpen naar de juiste informatie, maar óók naar de juiste mensen”, zegt hij overtuigd. “Een voorbeeldje. Stel: we hebben voor het derde jaar op rij droogte en willen extra maatregelen nemen. Voor het optuigen van een programma wil ik dan niet alleen weten wat hiervoor de procedures zijn, maar ook welke collega’s ik erbij kan betrekken. Mijn ideaalbeeld is dat de WiLMA mij dan ook helpt om snel de juiste mensen te vinden. Bijvoorbeeld collega’s die de gevolgen van droogte kunnen inschatten en met experts die effectieve maatregelen kunnen bepalen. Ik wil dus in allerlei situaties vlot weten wie mij kunnen helpen om een stap verder te komen.”
Een levend systeem van iedereen
Een tool die Gerard in dit verband aanspreekt is GuruScan. “Dat is eigenlijk een omgekeerd kennissysteem”, legt hij uit. “In GuruScan leg je niet de kennis zelf vast, je benoemt juist waar en bij wie specifieke kennis zit. Als we de WiLMA weten te combineren met een tool als deze, dan zijn we ineens een stuk verder. Dan krijg je eigenlijk een combinatie van Wikipedia en LinkedIn. Zo’n levend systeem heeft enorme potentie. Voorwaarde is wel dat de WiLMA makkelijk toegankelijk is voor iedereen. Dan ontstaat er een win-winsituatie waarbij mensen het systeem gebruiken om informatie te halen én te brengen. Kijk maar naar WikiPedia. Als je daarin staat als betaald voetballer of als muziekband, dan zorg je er echt wel voor dat je overzicht met gewonnen wedstrijden of je discografie up to date is. Hoe toegankelijker de WilMA is, hoe meer mensen geneigd zullen zijn ook hun eigen informatie in de WiLMA up to date te houden. Zo vinden we elkaar en kunnen we effectief procesmatig werken. Met het WiLMA-team dat er nu staat, geloof ik dat we hier gaan komen, maar we hebben nog wel wat stappen te zetten.”
Zie ook: Alle blogs